Bulut Santral Fiyatı Araştırırken Sormanız Gereken 10 Soru

Bulut Santral Fiyatı Araştırırken Sormanız Gereken 10 Soru

Bulut Santral Nedir?

Bulut Santral, telefon santralıyla ilgili tüm özellikleri kurumunuzda bir donanım veya yazılım bulunmasına ihtiyaç kalmaksızın internet üzerinden kullanmanıza olanak sağlayan yeni nesil bir iletişim hizmetidir.

Bulut santral veya diğer bir adıyla sanal santral, ilk yatırım maliyeti olmadan, abonelik sistemi ile aylık ödeme avantajıyla, istediğiniz sürece, internet üzerinden, istenilen her yerde kullanılabilir. Web arayüzleri kullanılarak bulut santral kurulumu kolayca ve çok hızlı gerçekleştirilebilir. Web abone ara yüzleri, yazılım tabanlı telefonlar ya da akıllı telefon uygulamaları ile kurumsal iletişim için sabit donanım uç birimler kullanmanıza bile gerek kalmaz. Dahili numaranıza gelen çağrıları bilgisayarınız ya da cep telefonunuzdan karşılayabilir, cep telefonunuzla sabit ofis hatlarınız üzerinden görüşme yapabilirsiniz.

Peki, pazarda birçok servis sağlayıcı varken seçimi nasıl yapacaksınız? Bulut santral fiyatı araştırırken dikkat etmeniz gerekenleri ve sormanız gereken başlıca soruları sizin için derledik;

1) Hizmet alacağım firmaya nasıl güvenebilirim?

Yeterli güvenlik kriterlerine sahip olmayan IP santrallar, dışarıdan gelebilecek her türlü siber saldırılara açık durumdadır, bunun için IP Santral yazılımları kendi içerisinde güvenlik yazılımları barındırırlar. Sanal santral servis sağlayıcıları da yeterli bir güvenlik katmanı oluşturup testler ve raporlamalar ile servislerini sürekli takip etmelidir. Bulut santral seçimi yaparken, yazılımda uçtan uca şifreleme gibi güvenlik özelliklerini sorgulayabilirsiniz. Yeterli seviyede alınmış siber güvenlik önlemleri, saldırı riskini en aza indirirken, metin, görüntü ya da sesli kurumsal iletişim bilgilerinize erişilmesinin önüne geçer. Karel, ISO 27001 Bilgi Güvenligi Yönetim Sistemi sertifikasına sahiptir. Türkiye’deki veri merkezinde barındırılan ve kendi yazılımı olan Bulut Santral ve Çağrı Merkezinde, müşteri sistemlerine erişim ve müşteri verilerinin bütünlüğünü korumak için kapsamlı güvenlik ilkeleri ve yönergeleri bulundurur. HTTPS, SRTP, TLS, Güvenlik duvarı, Şifre yaşlandırma gibi güvenlik özellikleriyle saldırılar önlenmiş olur.

2) Bulut santral hizmeti alacağım firma, fiyat /performans dengesini sağlıyor mu?

Bulut santral hizmetinde kesintisiz iletişim sağlanması, kurulum ve sonrasında herhangi bir destek ihtiyacında teknik destek yetkinliği, yaygınlığı ve yazılımın sürekli geliştirilmesi açısından kendi Ar-Ge’si olan bir firmanın çözümünün seçilmesi önemlidir. Tümleşik iletişim özelliklerini kapsaması, hizmet kalitesi, servis kalitesi firmanız için oluşacak ek maliyetleri önleyecektir. Bu doğrultuda aldığınız tekliflerde sunulan ürün özelliklerinin yanında alacağınız hizmet güvencesi ve servis kalitesi de göz önünde bulundurulmalıdır.

3) Firmamda kaç kişi telefon kullanıyor ve dış arama yoğunluğum nedir?

Bulut santral sistemlerinde kapasite, en temel olarak dış hat sayısı ve kullanıcı sayısıyla belirlenir. Çalışanlarınızın şirket içine ve dışına yapılan arama yoğunluklarını ve kısa ya da uzun vadede firmanın büyümesiyle doğru orantılı çalışan sayısının artmasını da göz önünde bulundurarak esnek paketlerden faydalanabilirsiniz. Bulut santral sistemlerinde kullanıcı ekleme ve çıkarma işlemleri oldukça kolaydır. Ancak başlangıçta satın alacağınız paketin ihtiyacınızı karşılayıp karşılamadığına, ihtiyacınızı karşılamak üzere ek özellikler almanız gerekirse sunulan ek maliyetlere dikkat etmelisiniz. Başlangıçta çok ucuz görünen bir alternatif, birkaç ek ihtiyaç için çıkacak yüksek maliyetlerle dezavantajlı seçenek haline gelebilir.

4) Birden fazla şubem var mı?

Birden fazla lokasyonda bulunan bir firmanız varsa, şubeleriniz ya da farklı bölgelerde bulunan ofisleriniz arası görüşmeler sanal santral aracılığıyla ücretsiz gerçekleştirilebilir. Böylece ekstra telefon faturası veya sabit hat ücreti ödemezsiniz. Ayrıca dış hatlarınız IP ‘ye taşınarak iletişim giderleriniz de de tasarruf sağlanır. Bulut santral ile birlikte ses ve data fiyatlarını da incelemeniz faydalı olur. Böylece toplam maliyette en avantajlı seçeneği daha rahat görebilirsiniz.

5) Şirket dışında, uzaktan veya evden çalışan personel var mı?

Sahada çalışan satış ekipleri, teknik servis görevlileri vb. hareketli kullanıcılar ile evden veya uzaktan çalışan personelin iletişim ihtiyaçları yüksek iletişim maliyetleri oluşturabilir. Bulut santralların her an her yerden erişim sağlayan temel uygulamaları sayesinde hareketli kullanıcılar, merkezlerle veya kendi aralarında dahili numaralarıyla ücretsiz konuşabilirler. Sabit bir IP masa telefonunun yanı sıra bilgisayar veya akıllı telefonlara yüklenen yazılım tabanlı telefonlar aracılığıyla internet olan her yerden iletişim kurulabilir.  Bu uygulamaların yetkinliği, sunduğu özellikler ve kullanım kolaylığı da incelenmelidir. Örneğin telefonunuzun şarjını çok kısa sürede bitirecek bir mobil uygulama, çalışanların bir süre sonra bu uygulamayı kullanmayı bırakmasına neden olabilir.

6) Hizmet alacağım firma, performans ve hareketleri takip edebilme imkânı sunuyor mu?

Santral yazılımınızla ilgili kaynak performansını takip edip yönetebileceğiniz arayüzler olması önemlidir. Örneğin sunucu üzerinden ne kadar ses kayıt alanınız kaldığını bilmeniz, ister otomatik isterse manuel işlemler yapabilmeniz esneklik sağlar. Yönetim arayüzlerinde yetki seviyesinde kullanıcı bazlı ayarlamalar yapabilmeniz güvenlik açısından önemlidir.  Ayrıca kullanım bazlı rapor yetkinliği de bulut santral ya da çağrı merkezi çözümlerinde büyük önem taşır. Çağrı trafiğine ait raporlar, ses kayıt raporları, çağrı merkezi performans raporları gibi gelişmiş raporlamaların sunulması sistemin, çalışan performansının, müşteri memnuniyetinin ve iletişim giderlerinin takibi açısından önem taşır. Sunulacak fiyatın hangi takip araçlarını sunduğu incelenmelidir.

7) Satın alacağım sistem standart özellik ve protokolleri destekliyor mu?

Örneğin SIP standart protokollerden biridir. SIP destekleyen santralınız ile iPhone veya Android telefonunuza kuracağınız yazılım tabanlı telefon uygulamaları ile cep telefonunuzu masanızdaki dahili numaranızla kullandığınız telefon gibi kullanabilir, dahili numaranıza gelen çağrıları cep telefonunuzdan yanıtlayabilir, cep telefonunuzla şirket santralinizin hatları üzerinden görüşebilirsiniz. Kişisel gsm numaranızdan arama yapmadığınız için numara bilginiz gizli kalır, şirket santral numaranız görüntülenir.  Sunulan teklifin bu tür avantajlar sunup sunmadığı da incelenmelidir. Ayrıca IP iletişimin en önemli kolaylıklarından Outlook entegrasyonu, ses kayıt, IVR, sesli mesajların e posta gönderimi, anlık mesajlaşma ve durum bilgisi, konferans gibi tümleşik iletişim özelllikleri sunup sunmadığı ya da ek maliyetler istenip istenmediği öğrenilmelidir.

8) Hizmet alacağınız firmadan diğer müşterileri memnun mu?

İşlerinizi kesintisiz ve sorunsuz yürütebilmek için, hizmet alacağınız servis sağlayıcının prensiplerinden ve sunduğu hizmetlerden memnun olmanız gerekir. Bu sebeple servis sağlayıcı firmanın itibarı ve iş ortakları hakkında araştırma yapmalısınız. Bulut konusundaki deneyim düzeyini öğrenmelisiniz. Sizinle benzer durumdaki müşterilerin olumlu olumsuz geri dönüşlerini araştırabilirsiniz. Karel’in mevcut müşterileri ve referanslarından bazıları için www.karel.com.tr/bulut-santral/referanslar

9) Tek bir network kablolaması ile telefon görüşmelerini de yapmak ister miyim?

Bulut sistemlerin altyapısı; verimlilik, etkinlik ve yönetim açısından önemli bir rol oynar. Sanal santrallarda altyapıda ekstra kablolamaya gerek kalmadan mevcut network altyapısını kullanabilirsiniz. Ya da telefon cihazı için hiç masaüstü donanım ve kablolamaya ihtiyaç duymadan bilgisayar ve cep telefonlarınız üzerinden şirket dahili numaranızı kullanabilirsiniz.

10) Santralı kullandığım diğer sitemlere entegre ederek birlikte kullanabilir miyim?

Santral sisteminizin e-posta, CRM sistemleri, çağrı merkezi çözümleri, güvenlik sistemleri, alarm sistemleri ve kullandığınız sektörel yazılımlarla birlikte çalışması mümkündür. Örneğin işyerinizin güvenliğini cep telefonunuzdan takip edebilir, riskli durumlarda alarm ve mesaj üretip sesli iletişimi destekleyen bir kamera ise ilgili kamera üzerinden sesli uyarı yapabilir  ya da müşteri ve görüşme bilgilerinizi CRM üzerinde görebilirsiniz. Bu entegrasyon kabiliyetine sahip, tümleşik çalışma şekillerini sunan bulut santral sistemlerini seçerseniz, çalışma süreçleriniz kolaylaşır, hızlanır ve sistemlerin toplam faydasını arttırmış olursunuz. Maliyetleri değerlendirirken, toplamda yaratılan fayda göz önünde bulundurulmalıdır.

Kaynak; https://www.karel.com.tr/blog/bulut-santral-fiyati-arastirirken-sormaniz-gereken-10-soru