Eski Arşivleri Yerinde Tutmayı Yeniden Düşünmek İstemeniz için 5 Neden!
Eski Arşivleri Yerinde Tutmayı Yeniden Düşünmek İstemeniz için 5 Neden!
Eski arşivleri yerinde tutmayı yeniden düşünmek istemeniz için 5 neden nedir? Kurumumuz bu durumdan nasıl etkilenir?
1. Arşiv yazılımınızdaki güncellemeler gelecekteki çıkarımı zorlaştırabilir
Yakın zamanda bir arşivlemenin veritabanı şemasında ‘yükseltme’ uygulamasıyla önemli değişiklikler yapılan durumlar ile karşılaştık.
Şirket içi arşiv sağlayıcılarının buluta kaçınılmaz olarak sürüklenmelerine yanıt olarak “oyunlarını” tamamlamaları anlaşılabilir olsa da, bu tür büyük değişiklikler verilerinizi kilitlemeye hizmet edebilir.
Bu, daha sonraki bir tarihte taşınmaya karar verirseniz, 'güncellenmiş arşivinizden' çıkarımları destekleyebilecek bir çözüm bulmanızı zorlaştırabilir.
Tersine, arşivinizi güncellememek (yani, arşiv desteğinizi ve bakımın geçmesini sağlayarak maliyetlerden tasarruf etmek), aniden bir şey çalışmayı keserse, arşiv satıcınız tarafından desteklenmeme riskine sahip olabilir. Örneğin, Veritas'tan destek almak için şu anda EV V12'de olmanız gerekir.
2. Şirket içi arşivinizi canlı tutmak için beklediğinizden size daha fazla mal olma olasılığı yüksektir.
Son zamanlarda çalışanlarını Office 365'e geçiren, ancak kurum içi bir arşivde halen 130 TB'nin üzerinde günlüklü e-posta gönderen bir kuruluşla karşılaştık.
Taşınacak veri miktarı nedeniyle dergi arşivlerinin göçünü ertelediler. Ancak bu yeterince adildi, ancak BT ekibinin yasal ekip adına eDiscovery aramaları yapması iki hafta kadar sürdü.
EDiscovery yapmak için gereken ağır arama altyapısı göz önüne alındığında, arama sürelerinin iyileştirilmesi önemli yatırım anlamına gelirdi. Devam eden bakım yenilemeleri ve arşiv yedeklemelerini yönetmenin genel giderleri ile birlikte, dergilerini (bu durumda, Azure'ye) geçirmek için TransVault kullanma seçeneği hem finansal hem de ticari anlamda anlamlıydı.
3. Şirket içi arşiviniz veya üzerine oturduğu depolama ömrü sona erebilir (veya yanabilir).
Arşiv platformları tarihsel olarak kareli bir yaşam döngüsüne sahipti, birçok platform farklı satıcılar tarafından satın alındı: DEC’in Enterprise Vault Compaq’a, ardından KVS’ye, Veritas’a, Symantec’e ve daha sonra Veritas’a geri döndü. AfterMail Quest'e, Dell'e ve sonra Quest'e geri döndü. EDUCOM’un EAS’ı ZANTAZ’a, Özerkliğe, HP’ye ve sonunda Capax’a gitti. Bu kararlılık eksikliği ve edinme şirketi tarafından arşivinizi geliştirmeye ve desteklemeye devam etmede potansiyel “odak eksikliği”, arşiviniz için devam eden, kaliteli desteğin risk altında olduğunu görebilirsiniz. Eski arşivinizin statik olduğunu düşünebilseniz de, erişmesi gereken sistemler ve kullanıcılar her zaman evrim geçiriyor.
Benzer şekilde, kullanmayı seçtiğiniz depolama donanımının sınırlı bir raf ömrü olabilir. EMC Centera tarafından sunulan ve şu anda yaşamın sonu olan (ve bunun için birçok çıkarma talebinde bulunduğumuz) popüler WORM seçeneği olduğuna dair harika bir durum.
Diğer husus, bulutun iş sürekliliği faydaları sağlamasıdır.
Örneğin, Londra merkezli önde gelen bir ekonomi danışmanlık firması için, şirket içi arşivlerinin güvenlik açığı, şirket ofisine yakın bir yangının patlamasıyla keskin bir şekilde odaklandı. Bu, e-posta kayıtlarını buluta geçirmek için TransVault'un kullanılmasını hızlandırdı.
4. BT ekibiniz, eDiscovery çalışması yaparken karmaşa içinde kalabilir:
Aramak için ayrı bir (ek) kurum içi arşive sahip olmak, herhangi bir eDiscovery veya iş soruşturması talebine yanıt vermek için gereken süreyi ve karmaşıklığı büyük ölçüde uzatabilir.
Eski arşivinizde kapsamlı bir araştırma yapmakta yer aldıysanız, eski okul arşivlerindeki eDiscovery servisleriyle çalışmanın çok fazla teknik el tutma gerektirdiğini bileceksiniz.
Daha önceki örneğe göre, BT ekibindeki personel, hukuk departmanı adına arama yaparken 2 hafta boyunca bağlandı.
Arşivlerinizi Office 365'e geçirerek, tüm eDiscovery etkinliğinizi bir yere koyma avantajına sahipsiniz. Ve Microsoft’un teknik ve teknik personel tarafından güvenlik ve uyumluluk yeteneklerini daha kolay yönetmesini sağlamak için yürüttüğü çabalar sayesinde, sorumluluk, rahatsızlıktan vazgeçebilir ve hukuk departmanı adına arama yapmaktan rahatsızlık duyabiliriz.
5. Tutulmayı (ve elden çıkarmayı) yönetmek için iki seçeneğiniz olacak
Çoğu e-posta arşivi uygulaması yaşam döngüsü yönetimi sunar. Ancak, deneyimlerimize göre, BT ekipleri, e-postalar “son kullanma tarihlerini” geçtiğinde ‘sil düğmesine’ basmakta tereddüt eder.
Arşivinizin içeriğini Office 365'e taşıyarak, veri yönetimini yönetmek için tek adresli bir mağazaya sahip olmanın avantajlarından yararlanabilirsiniz. Bu, tutma politikalarının belirlenmesi ve silme işlemlerinin yasal ekibinize veya kayıt yöneticilerinize yapılması sorumluluğunun verilmesi temyiz başvurusuyla birleştirilmiştir!
Yine, bu alanda Microsoft tarafından sunulan ve özellikle de saklama politikaları ile ilgili olarak gelişen yetenekler, genellikle KVKK gibi değişen mevzuata yanıt vermenize olanak tanıyan çoğu kurum içi arşiv satıcısının olanaklarından daha üstün olacaktır.
Özetle, arşivinizi şirket içinde tutarak, sıkıntıya giriyor olabilirsiniz.
E-postaları ticari veya yasal nedenlerle belirli bir yıl boyunca saklamanız gerekiyorsa, arşiv, veritabanı ve arama sunucuları, ayrıca temel depolama ve yedekleme dahil olmak üzere performans ve güvenilir bir kurum içi ortam sağlama genel giderleri başlayacaktır. tırmanmak için.
Eski e-posta kayıtlarınızın geçişini ertelemek, söyledikleri gibi hızla yanlış bir ekonomi haline gelecektir.
